O2i

Hvordan bruke Excel til å planlegge ansatte

Hvis du er en person som arrangerer tidsplaner for egne ansatte

Hvis du er en person som arrangerer tidsplaner for egne ansatte, vil du vite at det kan være en ganske komplisert oppgave, for ikke å nevne, tidkrevende. Men hvis du bruker programvare som automatiserer oppgaver, kan det vise seg å være en uanstrengt oppgave. Ikke bekymre deg, du trenger ikke å kjøpe dyr programvare som er spesielt laget for å planlegge de ansattes arbeidsplan. Det er faktisk ganske lett å gjøre dette ved hjelp av Microsoft Excel. Ved ganske enkelt å lære å bruke de grunnleggende funksjonene, kan du komme opp med en fil som hjelper deg å lage dine ansattes timeplaner enkelt og effektivt. Nedenfor finner du noen tips og fremgangsmåten på hvordan å lage planer med Microsoft Excel.

  • Start en ny fil på excel. Start opp din Excel-programmet ved å dobbeltklikke på Excel-ikonet på skrivebordet. Fra verktøylinjen, klikk på "File" og du vil se en drop-down menyen. Fra dette, klikk på alternativet merket som "Lagre som". Du vil da lagre denne Excel-filen på datamaskinen. Pass på at du merke det skikkelig, noe som gjør det enkelt for deg å identifisere hvilken type fil det er. Du kan nå finne filen lett. Det er best å merke filen med datoen, slik at du enkelt kan referere til disse når du trenger det.
  • Organiser rader. Først må du finne ut hvordan du ordne dataene. Identifisere hvilke data som skal tildeles bestemte rader og kolonner. Når du har gjort dette, kan du begynne merking radene slik at du ikke glemmer det data bør settes der. I dette tilfellet, er det foreslått at du skriver i ukedagene i de første radene. Skriver i alle dager i uken på første rad, som begynner fra søndag og slutter på lørdag. For bedre forståelse, markerte feltet søndag bør cellen B1 «mandag» er på C1, "tirsdag" er D1, og så videre.
  • Inndataene i kolonnene. Gå til første kolonne merket "A" og gå til celle A2. Skriv inn tidsperioden du ønsker å dekke. Et eksempel på dette er 07:30-08:30. Det er opp til deg å bestemme om du ønsker å ta opp tidsperioder time, eller hver halve time. Fyll opp kolonnene før du har fullført en hel arbeidsdag er verdt. Du kan omorganisere oppsettet som passer dine preferanser, men å gjøre det på denne måten vil sikre at dataene kommer ut pent. Når du har gjort dette, kan du nå skrive inn navnene på de ansatte du ønsker å tildele på den planlagte tidsperioder.
  • Lagre filen. Når du har priset inn alle navnene i sine oppsatte rutetider, har du nå en komplett plan for dine ansatte. Pass på at du lagrer dokumentet, slik at du ikke mister den fremgangen du har gjort.


Hvordan bruke excel til å planlegge ansatte. Start en ny fil på excel.
Hvordan bruke excel til å planlegge ansatte. Start en ny fil på excel.

Du kan skrive ut denne planen når du er ferdig slik at du kan distribuere det til alle ansatte. Det fine med å organisere ansattes tidsplaner i Excel er at det er svært enkelt å redigere og revidere. Du bare må lagre filen som en annen versjon, og du vil ha en annen tidsplan for dem.